Trong bài viết này tác giả giới thiệu những vấn đề cơ bản về quản lý công từ khái niệm; so sánh quản lý công và quản lý tư; quá trình lập kế hoạch trong quản lý công và lãnh đạo ở khu vực công.
I. KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ CÔNG.
Quản lý công trước hết được xem xét từ giác độ cách thức quản lý được sử dụng được sử dụng trong khu vực công như thế nào. Quản lý công được xem xét chủ yếu từ giác độ hiệu quả trong quản lý. Đó là sự vận dụng nghệ thuật và khoa học quản lý vào các hoàn cảnh cụ thể, dẫn dắt tổ chức sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.
Thuật ngữ “quản lý công” xuất hiện ở các nước TBCN phát triển từ khoảng đầu thế kỷ XX nhưng chỉ được sử dụng tương đối rộng rãi vào khoảng những năm 1970 cùng với sự chuyển đổi từ mô hình hành chính công truyền thống sang mô hình quản lý công mới
II. SO SÁNH QUẢN LÝ CÔNG VÀ QUẢN LÝ TƯ
1. Sự giống nhau giữa quản lý công và quản lý tư
Quản lý công và quản lý tư đều có chung các chức năng quản lý. Hiện nay các chức năng quản lý thường được xem xét theo hai cách tiếp cận: theo quá trình quản trị và theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức.
Theo quá trình của quản lý, ta có: chức năng lập kế hoạch; tổ chức; lãnh đạo; kiểm tra.
Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức, ta có: quản lý lĩnh vực nghiên cứu và phát triển; quản lý lĩnh vực marketing; quản lý sản xuất; quản lý nguồn nhân lực; quản lý tài chính; quản lý chất lượng…
Quản lý công và quản lý tư đều đề ra các mục tiêu và nội dung quản lý
2. Sự khác nhau giữa quản lý công và quản lý tư:
+ Về mục tiêu hoạt động
+ Về phạm vi ảnh hưởng
+ Về tính công bằng và hiệu quả:
+ Về quy trình làm việc:
+Về phương thức tác động đối với đối tượng quản lý
+ Ảnh hưởng của lập pháp, tư pháp và công chúng
+ Về sự điều hành
+Về sử dụng thời gian
+ Về vấn đề nhân sự
+ Về đánh giá hiệu quả quản lý
+ Về quan hệ với báo chí và các phương tiện truyền thông đại chúng
III. CHỨC NĂNG TRONG QUẢN LÝ CÔNG
*Các quan niệm khác về các chức năng trong quản lý công
- Henry Fayol nêu năm chức năng trong quản lý: lập kế hoạch; tổ chức; chỉ huy; phối hợp; và kiểm tra.
- G.T. Allion đã đưa ra một danh sách tổng hợp bao gồm các chức năng cơ bản của nhà quản lý ở cả khu vực công và khu vực tư.
- Theo L. Gulick quản lý công và quản lý tư đều có bảy chức năng: lập kế hoạch; tổ chức; nhân sự; chỉ huy; phối hợp, kiểm tra; và tài chính (trong cụm từ POSDCORB: Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reviewing and Budgeting).
Hocthue.net trình bày chức năng lập kế hoạch của quản lý công như sau:
Lập kế hoạch là một trong những chức năng cơ bản nhất, phổ biến nhất của quản lý công. Chức năng này tồn tại và bắt buộc phải tồn tại trong mọi tổ chức công dù đó là các tổ chức sản xuất kinh doanh hay các doanh nghiệp, các công ty xuyên quốc gia. Đó cũng là chức năng của mọi tổ chức, không phân biệt tổ chức đó hoạt động trong nền kinh tế thị trường, nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa hay tư bản chủ nghĩa.
Lập kế hoạch là một trong những công việc khó khăn nhất, phức tạp nhất và cũng là nơi thể hiện cao nhất năng lực của các nhà quản lý công. Chức năng lập kế hoạch đòi hỏi vận dụng nhiều loại kiến thức khác nhau về chính trị, kinh tế, xã hội cũng như một số kỹ năng về lập kế hoạch. Trong chức năng lập kế hoạch, phân tích và dự báo là những kiến thức không thể thiếu được của các nhà quản lý công.
Lập Kế hoạch hay lên kế hoạch, xây dựng kế hoạch, viết một bản kế hoạch thể là khâu đầu tiên. Ngày nay, người ta dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau:
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc: Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
Xác định nội dung công việc: Công việc đó là gì và các bước, công đoạn thể thực hiện công việc đó. Cốt lõi của nội dung công việc là tác động vào đối tượng như thế nào thông qua việc xác định 3W (where, when, who).
Xác định phương thức, cách thức tiến hành kế hoạch: Gồm tài liệu, cẩm nang hướng dẫn, chỉ dẫn thực hiện cho từng công việc, từng bước. Tiêu chuẩn của công việc, cách thức vận hành máy móc.
Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực gồm: xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra và đặc biệt là phải xác định cho được nguồn lực thực hiện gồm nguồn nhân lực, tài lực (tiền bạc), vật lực (nguyên liệu, hệ thống cung ứng, hệ thống máy móc, công nghệ) và phương thức, phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy trình, quy cách tiến hành).
a. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch được thực hiện ở những mặt cơ bản sau đây:
- Kế hoạch chỉ ra con đường đi tới mục tiêu một cách chính xác
- Kế hoạch cụ thể làm tăng hiệu quả của công việc
- Kế hoạch giúp nhà quản lý công hạn chế rủi ro khi ra quyết định
- Kế hoạch là cơ sở của việc kiểm tra
- Kế hoạch giúp nhà quản lý công ứng phó với những thay đổi diễn ra bên trong và bên ngoài tổ chức
b. Phân loại kế hoạch
Phân loại kế hoạch căn cứ vào tính chất của kế hoạch, thời gian của kế hoạch, đối tượng điều chỉnh của kế hoạch…
- Phân loại theo tính chất của kế hoạch
Trong một tổ chức, kế hoạch được chia thành kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực thi hay kế hoạch hoạt động.
+ Kế hoạch chiến lược
+ Kế hoạch thực thi
- Phân loại theo thời gian của kế hoạch
Theo khuôn khổ thời gian, kế hoạch được phân thành kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.
+ Kế hoạch dài hạn
+ Kế hoạch trung hạn
+ Kế hoạch ngắn hạn
Phân loại kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn thường gắn với quy mô của các mục tiêu cần đạt được. Kế hoạch càng dài hạn thì việc xây dựng càng phức tạp, đòi hỏi sự nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng hơn các kế hoạch ngắn hạn.
- Phân loại theo đối tượng điều chỉnh
Đây là cách phân loại kế hoạch dựa vào đối tượng điều chỉnh của kế hoạch. Theo cách phân loại này, có các loại kế hoạch sau: kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch dự án.
c. Các thành phần của kế hoạch
Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác định các thành phần chủ yếu sau: mục tiêu của kế hoạch, phương hướng và các biện pháp thực hiện, các nguồn lực và dự kiến phân công thực hiện kế hoạch.
- Mục tiêu của kế hoạch: xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lý công mong muốn (kỳ vọng) đạt được. Các mục tiêu này cần căn cứ vào các nguồn lực của tổ chức, kết quả đã đạt được trong quá khứ, có thể là những mong muốn của nhà quản lý công, là những sức ép từ phía xã hội.
- Phương hướng và các biện pháp thực hiện: phương hướng là xác định định hướng những hành động chủ yếu trong tương lai. Biện pháp là xác định những hoạt động cụ thể được dự kiến triển khai để đạt những mục tiêu đã đặt ra.
- Các nguồn lực: bao gồm nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm năng. Nguồn lực hiện có là những nguồn lực đã có sẵn, chỉ cần đưa chúng vào sử dụng. Nguồn lực của một tổ chức, cơ quan bao gồm: nguồn lực vật chất; tài chính; nguồn nhân lực; nguồn lực tổ chức; nguồn lực trí tuệ…
- Dự kiến phân công thực hiện và thời gian thực hiện kế hoạch: đó là việc phân công công việc và giao trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận, ai là người hướng dẫn và chỉ đạo họ thực hiện kế hoạch. Trao quyền và thiết lập các mối quan hệ giữa các cá nhân và bộ phận có liên quan trên cơ sở mối quan hệ quyền hành và chức năng.
Bốn thành phần trên của kế hoạch có mối quan hệ mật thiết với nhau. Các mục tiêu phải được xác định phù hợp với các nguồn lực của cơ quan, đơn vị. Các nguồn lực của cơ quan, đơn vị có thể phát huy được hay không lại phụ thuộc vào những biện pháp mà nhà quản lý công áp dụng.
d. Các nguyên tắc trong việc lập kế hoạch
- Nguyên tắc phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và đạt mục tiêu.
Kế hoạch của các cơ quan, tổ chức phải phù hợp, không trái với chủ trương, chính sách của Đảng; Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
Mọi hoạt động quản lý hành chính nhà nước đều phải hướng tới những mục tiêu nhất định, trong đó hoạt động lập kế hoạch cũng vậy. Do đó, mục đích của mọi kế hoạch là phải hướng mọi nỗ lực của các cá nhân, bộ phận vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức.
- Nguyên tắc hiệu quả.
Các nguồn lực của chúng ta là có hạn trong khi đó mong muốn của chúng ta là vô hạn. Vì vậy, một yêu cầu cơ bản trong mọi hoạt động của tổ chức là phải bảo đảm tính hiệu quả, tức là với một nguồn lực nhất định phải đem lại kết quả cao nhất hoặc đạt một kết quả nhất định nhưng với mức chi phí các nguồn lực thấp nhất.
- Nguyên tắc phù hợp và cân đối.
Để bảo đảm tính khả thi của kế hoạch khi xây dựng kế hoạch phải dựa trên cơ sở khoa học và phù hợp với điều kiện thực tế, tránh tình trạng chủ quan duy ý chí, xây dựng những kế hoạch viển vông, không thể thực hiện được.
Khi xây dựng kế hoạch cần bảo đảm tính cân đối giữa các yếu tố cấu thành, mục tiêu phải phù hợp với nguồn lực, các hoạt động phải được tiến hành nhịp nhàng, phải cân đối giữa nguồn lực với các biện pháp, giữa các phương tiện thực hiện với con người… để tránh tình trạng dư thừa, lãng phí các nguồn lực.
- Nguyên tắc linh hoạt.
Các kế hoạch cũng chỉ là những dự định về các hoạt động trong tương lai, trong khi đó tương lai luôn thay đổi, chính vì vậy các kế hoạch cũng chỉ mang tình tương đối. Do đó, các kế hoạch được xây dựng phải bảo đảm tính linh hoạt để giảm bớt rủi ro do các ảnh hưởng không mong đợi xảy ra.
e. Căn cứ để lập kế hoạch
Lập kế hoạch là xác định mục tiêu và cách thức để đạt các mục tiêu đó, vì vậy việc lập kế hoạch phải dựa vào những căn cứ nhất định, cụ thể:
- Căn cứ vào các nguồn lực của cơ quan, đơn vị
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị
- Căn cứ vào tình hình thực hiện kế hoạch của cơ quan, đơn vị
- Căn cứ vào dự báo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội
- Căn cứ vào các kế hoạch của cấp trên
f. Quy trình của việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch bao gồm các bước sau:
Bước 1, Nghiên cứu và dự báo
Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của công tác lập kế hoạch. Nghiên cứu các điều kiện về môi trường trong đó tổ chức sẽ vận động và phát triển trong tương lai để xác định cụ thể những cơ hội và thách thức, cản trở mà tổ chức sẽ gặp phải. Phân tích nội bộ để xác định các nguồn lực, những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức hiện tại và tương lai. Đây là những thông tin rất quan trọng của việc xây dựng kế hoạch. Chúng ta cũng phải dự báo được các yếu tố không chắc chắn sẽ xảy ra để đưa ra các phương án đối phó. Lập kế hoạch đòi hỏi phải có những dự báo thực tế về cơ hội và thách thức.
Bước 2, Thiết lập các mục tiêu
Khi lập kế hoạch các tổ chức cần phải thiết lập được hệ thống các mục tiêu mà mình cần đạt tới .Các mục tiêu đưa ra phải xác định rõ thời hạn để thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể . Trong tổ chức có hai loại mục tiêu là mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng, nhưng mục tiêu định lượng thường rõ ràng và dễ thực hiện hơn . Ngoài ra, theo các thứ tự ưu tiên khác nhau thì các mục tiêu cũng nên được phân nhóm . Đi sâu vào phân tích từng tổ chức, các mục tiêu của tổ chức rất đa dạng và được mô tả dưới nhiều hình thức khác nhau. Tính phức tạp của mục tiêu thường được biểu diễn thông qua “cây mục tiêu”
Trong lập kế hoạch, mục tiêu thường được phân thành một nhóm sau:
+ Mục tiêu tổng quát của tổ chức là những mục tiêu được tổ chức công bố trong điều lệ, trong kế hoạch chiến lược hoặc trong các báo cáo hàng năm.
+ Mục tiêu cụ thể là những mục tiêu chi tiết mang tính định lượng mà nhà quản lý công xây dựng nhằm đạt được mục tiêu tổng quát.
Mục tiêu của tổ chức thường gắn với các cấp độ quản lý. Các nhà quản lý cao cấp đưa ra các mục tiêu tổng quát. Nhà quản lý các cấp cụ thể hóa thành mục tiêu của đơn vị, cá nhân.
Bước 3, Đề ra phương hướng và các giải pháp
Phương hướng là xác định các hướng đi và chính sách chủ yếu trong tương lai của tổ chức. Giải pháp là cách thức để giải quyết vấn đề. Để giải quyết một vấn đề có thể có nhiều giải pháp khác nhau. Nhiệm vụ của nhà quản lý là:
+ Liệt kê tất cả các giải pháp có thể có để giải quyết vấn đề;
+ Tiến hành phân tích những điểm tích cực và tiêu cực của từng giải pháp;
+ xác định những lợi ích thu được và những chi phí để thực hiện giải pháp
+ Công cụ sử dụng các giải pháp
Bước 4, Xây dựng các phương án
Ở bước này các nhà quản lý lập kế hoạch cần phải tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để đạt được mục tiêu. Trong môĩ phương án cần phải xác định được hai nội dung cơ bản là :
+ Phải xác định được giải pháp của kế hoạch là gì để trả lời cho câu hỏi làm gì để đạt được mục tiêu.
+ Phải xác định được các công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu.
Các nhà lập kế hoạch cần phải thực hiện bước khảo sát sơ bộ lựa chọn ra các phương án có triển vọng nhất để đưa ra phân tích và giảm bớt các phương án lựa chọn .
Bước 5, Đánh giá các phương án
Khi đã xây dựng được một hệ thống các phương án thi các nhà lập kế hoạch cần phải tiến hành đánh giá lại các phương án đó nhằm lựa chọn được những phương án tối ưu nhất .Đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu đã định và trung thành với các tiền đề đã được xác định.Các nhà lập kế hoạch cần phải lựa chọn , xem xét phương án nào là tối ưu nhất tức là các phương án nàc đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất và nhanh nhất , chi phí là thấp nhất.Đồng thời các phương án được lựa chọn cũng phải giải quyết được những vấn đề kinh tế xã hội đang được đặt ra.
Bước 6, Lựa chọn phương án và ra quyết định
Sau khi đánh giá các phương án thì một vài phương án tối ưu nhất sẽ được lựa chọn .Các phương án này sẽ được đưa ra hội đồng quản trị, ban giám đốc và các phòng ban liên quan để ra quyết định phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thưc hiện kế hoạch. Tiếp theo sẽ là việc xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hoá kế hoạch bằng ngân quĩ.
IV. LĂNH ĐẠO VÀ MỘT SỐ MÔ HÌNH LÃNH ĐẠO TRONG KHU VỰC CÔNG
Vấn đề lãnh đạo trong khu vực công là bài tập, tiểu luận về quản lý công mà hocthue.net thường được yêu cầu làm. Quý vị có thể liên hệ hocthue.net để được tư vấn nhé.
* Lãnh đạo
Lãnh đạo là khả năng của nhà quản lý hướng dẫn, tác động, thuyết phục, tạo ảnh hưởng đối với người khác, động viên họ cùng làm việc để đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.
Có ba yếu tố cần chú ý khi nói về lãnh đạo:
- Lãnh đạo phải liên quan đến người khác được gọi là cấp dưới. Không có cấp dưới thì năng lực lãnh đạo của nhà quản lý không thể biểu hiện và nhận biết.
- Lãnh đạo gắn liền với sự phân bổ không bình đẳng quyền lực giữa nhà lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức. Nhà lãnh đạo có quyền chỉ đạo một số hoạt động của cá nhân hoặc của nhóm; trong khi đó các thành viên không thể chỉ đạo nhà lãnh đạo. Tuy nhiên, thành viên cũng tìm cách để ảnh hưởng đên các hoạt động chung theo cách của mình. Đặc biệt trong xu thế dân chủ, công khai thì sự ảnh hưởng này đang ngày càng gia tăng.
- Các nhà lãnh đạo không chỉ dùng quyền lực mà phải dùng uy tín của mình để cấp dưới thực hiện sự chỉ đạo. Họ ra lệnh để cấp dưới chấp hành và sử dụng uy tín của mình để cấp dưới thực hiện nhiệm vụ một cách có hiệu quả.
Lãnh đạo được biểu hiện thông qua nhiều mô hình khác nhau và tiến triển theo sự vận động chung của sự phát triển xã hội. Mô hình lãnh đạo chỉ tập trung vào chính mình sẽ tương phản với mô hình lãnh đạo tập trung vào cấp dưới, tức là trao cho cấp dưới nhiều quyền hơn.
* Các mô hình lãnh đạo
Mô hình lãnh đạo là cách thức mà các nhà lãnh đạo giải quyết các mối quan hệ với cấp dưới.
- Mô hình các hệ thống của Rensis Likert:
Mô hình này tập trung vào sự tham gia nhiều hay ít của cấp dưới để xây dựng mô hình. Theo đó sự tham gia của cấp dưới có thể tiến triển từ thấp đến cao. Cùng với sự tham gia của cấp dưới nhiều hay ít mà hình thành các phong cách lãnh đạo khác nhau.
- Mô hình của Trường Đại học Tổng hợp Ohio:
Theo mô hình này, các nhà quản lý có thể tập trung sự khuyến khích, động việ của mình theo hai hướng: định hướng vào nhiệm vụ và định hướng vào người lao động. Định hướng vào nhiệm vụ tức là tạo ra một cơ câu tổ chức theo hướng chủ động, sáng tạo; định hướng vào người lao động tức là quan tâm đến người lao động, tạo điều kiện và động cơ để họ làm việc.
- Mô hình sản phẩm – con người:
Trong mô hình lãnh đạo này, hai yếu tố được quan tâm là con người và sản xuất. Theo mô hình này, các nhà nghiên cứu muốn xem xét các nhà quản lý đã quan tâm như thế nào đến vấn đề con người và vấn đề sản xuất chứ không phải chỉ quan tâm đến kết quả sản xuất, tức là những gì mà tổ chức đạt được.
Sự quan tâm đến sản xuất bao gồm các yếu tố liên quan đến chính sách, các thủ tục, các quá trình tổ chức sản xuất, tính sáng tạo, nghiên cứu, sự tham mưu, tư vấn trong sản xuất.
Quan tâm đến con người thể hiện ở mức độ mà các cá nhân đã cam kết, lòng tự trọng, niềm tin, sự thỏa mãn nhu cầu của họ.
Lựa chọn mô hình lãnh đạo để thực hiện chức năng khuyến khích, thúc đẩy nhân viên có ý nghĩa quyết định cho sự thành công của nhà quản lý và do đó, mỗi nhà quản lý căn cứ vào môi trường trong đó tổ chức tồn tại, vận động và phát triển mà lựa chọn mô hình quản lý hợp lý.
b. Nội dung lãnh đạo
Để lãnh đạo, người quản lý phải thực hiện các nội dung cơ bản sau:
- Hướng dẫn cán bộ, nhân viên trong tổ chức.
- Chỉ đạo, điều hành các công việc trong tổ chức.
- Khuyến khích, động viên cán bộ, nhân viên trong tổ chức.
Cụ thể, lãnh đạo trong tổ chức phải thực hiện các công việc sau:
Thứ nhất, hiểu rõ con người trong tổ chức.
Đây là điều rất quan trọng giúp người quản lý đưa ra các quyết định và lựa chọn đúng các phương pháp lãnh đạo. Hiểu con người đã khó nhưng đáp ứng hợp lý các đòi hỏi của họ còn khó khăn hơn nhiều. Điều này do tính đa dạng về nhu cầu của con người và khả năng có hạn của tổ chức.
Thứ hai, đưa ra các quyết định thích hợp.
Sản phẩm cuối cùng của người lãnh đạo là các quyết định. Quyết định là hành vi sáng tạo của con người, là cơ sở để đánh giá năng lực của người lãnh đạo nhằm đề ra chủ trương, biện pháp hướng các thành viên trong tổ chức hành động để thực hiện mục tiêu chung.
Thứ ba, xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy để thực hiện các chức năng.
Trong hoạt động của một tổ chức, việc tổ chức các nhóm làm việc, phân công, phân cấp quản lý là một tất yếu khách quan. Trong mỗi tổ chức thường được phân chia thành những phân hệ và các nhóm, mỗi phân hệ này nếu không được tổ chức tốt, không có sự phối hợp thì khó có thể hoạt động hiệu quả. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào vai trò của người lãnh đạo.
Thứ tư, dự kiến các tình huống có thể xảy ra và tìm cách ứng xử tốt nhất.
Lãnh đạo là quá trình hướng đến mục tiêu trước mắt và lâu dài. Tương lai luôn có sự biến động đòi hỏi người lãnh đạo phải tiên đoán. Điều có thể làm là người lãnh đạo dự kiến các tình huống có thể xảy ra, căn cứ vào khả năng của tổ chức để giải quyết tình huống phát sinh.
Thứ năm, giao tiếp và đàm phán.
Quá trình lãnh đạo là quá trình làm việc và tiếp xúc với con người thông qua hoạt động giao tiếp và đàm phán. Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt giúp người lãnh đạo nâng cao uy tín và hiệu quả lãnh đạo của mình.
c. Đặc điểm, căn cứ để lựa chọn phong cách lãnh đạo
* Đặc điểm:
Phong cách lãnh đạo có các đặc điểm sau:
- Các phong cách lãnh đạo luôn biến động. Sự biến động này ở mỗi thời điểm, mỗi đối tượng khác nhau là không giống nhau. Đối với những đối tượng quản lý có văn hóa thấp, ý thức tôn trọng pháp luật kém thì không thể áp dụng phong cách lãnh đạo dân chủ; ngược lại, đối với những đối tượng quản lý có văn hóa cao, những người nghiên cứu khoa học, văn nghệ sĩ thì không thể áp dụng phong cách lãnh đạo độc đoán, quân phiệt mà phải dùng phong cách lãnh đạo dân chủ hoặc tự do…
- Các phong cách lãnh đạo luôn luôn đan kết vào nhau, hỗ trợ, bổ sung cho nhau. Chỉ có kết hợp nhuần nhuyễn các phong cách lãnh đạo mới phát huy được tác dụng và hạn chế được nhược điểm của từng phong cách lãnh đạo.
- Các phong cách lãnh đạo chịu sự tác động của nhu cầu và động cơ làm việc của người bị tác động.
* Căn cứ để lựa chọn phong cách lãnh đạo:
Phong cách lãnh đạo là do người quản lý lựa chọn nhưng điều đó không có nghĩa là sự lựa chọn tùy tiện mà phải căn cứ vào các yếu tố cụ thể sau:
- Các phong cách lãnh đạo phải bám sát mục tiêu và mục đích của quản lý. Phong cách lãnh đạo luôn bị mục tiêu, mục đích của quản lý chi phối.
- Các phong cách lãnh đạo phải xuất phát từ thực trạng của tổ chức. Tổ chức mới được thành lập, tổ chức chưa ổn định thường phải áp dụng phong cách lãnh đạo độc đoán; ngược lại, khi tổ chức đã ổn định, hoạt động có nền nếp thì có thể áp dụng phong cách lãnh đạo dân chủ.
- Các phong cách lãnh đạo phải căn cứ vào truyền thống văn hóa, mức độ dân chủ của quốc gia và tổ chức ấy. Đối với các quốc gia đã có nền dân chủ lâu đời mà những người quản lý vẫn áp đặt phong cách lãnh đạo quân phiệt, độc đoán, mất dân chủ thì chắc chắn họ sẽ bị thất bại.
- Phong cách lãnh đạo phải căn cứ vào đối tượng bị lãnh đạo: độ tuổi, trình độ, khí chất, nghề nghiệp… Phong cách lãnh đạo đối với người cao tuổi khác với phong cách lãnh đạo đối với người trẻ tuổi; phong cách lãnh đạo đối với những người lao động trí óc khác với phong cách lãnh đạo đối với những người lao động chân tay; phong cách lãnh đạo đối với văn nghệ sĩ khác với phong cách lãnh đạo đối với những người vận hành máy móc…
- Phong cách lãnh đạo còn phụ thuộc vào tính chất của công việc. Trong những trường hợp khẩn thiết (tai nạn, hỏa hoạn…) người quản lý không thể sử dụng phong cách lãnh đạo dân chủ. Trong chiến tranh chúng ta không thể áp dụng phong cách lãnh đạo tự do.
d. Lãnh đạo trong khu vực công bằng các biện pháp khuyến khích, động viên
Chức năng lãnh đạo, quản lý đồng nghĩa với việc hướng dẫn, chỉ huy, điều khiển, tác động, ảnh hưởng đến người khác cùng mình làm một công việc cụ thể nào đó nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Nhà quản lý trong khu vực công cần áp dụng khôn khéo các biện pháp khuyến khích, động viên sau:
a) Khuyến khích bằng vật chất
Đây là một trong những hình thức được các nhà quản lý công đặc biệt chú ý. Đó là sự khai thác khía cạnh vật chất của quan điểm “cái gậy và củ cà rốt” trong tư tưởng quản lý của Patton. Vật chất luôn có những giá trị nhất định trong khuyến khích, động viên nhân viên. Tuy nhiên, nhà quản lý công không nên quá lạm dụng biện pháp này. Vật chất không phải lúc nào cũng có tác dụng như nhau. Các nhà kinh tế nhấn mạnh đến giá trị khuyến khích vật chất, trong khi đó các nhà tâm lý lại xếp vật chất ở vị trí thấp hơn. Cách tư duy nào cũng chỉ có ý nghĩa tương đối. Giá trị khuyến khích của vật chất phụ thuộc nhiều vào trạng thái của người được nhận vật chất đó. Nếu người đi làm để nuôi bản thân và gia đình trong điều kiện khó khăn, vật chất có thể có tác dụng khuyến khích nhiều hơn; trong khi đó khi người ta đã trở nên khá giả, sự hấp dẫn của hình thức khuyến khích bằng vật chất sẽ ít hơn.
Áp dụng biện pháp này trong các tổ chức công đòi hỏi sự công khai, công bằng. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “Không sợ thiếu, chỉ sợ không công bằng. Không sợ nghèo, chỉ sợ lòng dân không yên”.
b) Khuyến khích sự tăng cường những nhân tố tích cực
Theo quan niệm của B.F. Skinner, một công cụ khác để động viên mọi người làm việc tích cực hơn là khuyến khích sự tăng cường những nhân tố tích cực. B.F. Skinner gọi đó là biện pháp tăng cường tích cực. Ông cho rằng, các hành vi của các thành viên trong tổ chức được lặp lại nếu họ nhận được sự khích lệ, động viên thỏa đáng. Sáng kiến được chấp nhận và khen thưởng sẽ làm cho họ phấn khởi và nghĩ đến các sáng kiến tiếp theo, do đó có nhiều cơ hội để các thành viên hoàn thành nhiệm vụ. Nếu những sáng kiến không được chấp nhận hoặc bị phê phán sẽ làm cho các thành viên tự “co lại”. Các động lực của sự khuyến khích tính tích cực là sự khen thưởng đúng và kịp thời. Ngay cả khi thành tích có thể chưa tương xứng với yêu cầu mà nhà quản lý mong muốn, nhà quản lý cũng cần tìm biện pháp để giúp đỡ nhân viên, tuyên dương, khen thưởng họ kịp thời.
c) Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia nhiều hơn vào công việc
Một công cụ khác để lôi kéo nhân viên chú ý nhiều hơn đến công việc của tổ chức là tạo điều kiện cho họ tham gia nhiều hơn vào công việc.
Sự tham gia của các nhân viên vào công việc làm cho họ cảm nhận được vai trò của mình; họ hiểu hơn nhiệm vụ của tổ chức và vì vậy khuyến khích họ tìm ra các giải pháp, sáng kiến để giải quyết công việc tốt hơn.
d) Làm cho công việc phong phú hơn, có nhiều thách thức hơn
Một công cụ khác cần được các nhà quản lý chú ý là làm cho công việc phong phú hơn, có nhiều thách thức hơn và do đó có ý nghĩa cao hơn khi hoàn thành được công việc đó. Tự bản thân các thành viên cảm nhận công việc là quan trọng hơn, phong phú hơn thì họ sẽ tham gia tích cực hơn. Hoàn toàn có cơ sở khi nói rằng, nhà quản lý giỏi là người biết làm cho cấp dưới của họ hiểu hơn vị trí của mình và trao cho cấp dưới nhiều quyền hơn.
Khuyến khích, động viên nhân viên trong tổ chức tham gia vào các công việc chung để đạt được mục tiêu thông qua các biện pháp trên đòi hỏi sự tiếp cận mang tính hệ thống, toàn diện. Mọi biện pháp chỉ có hiệu quả khi nhà quản lý tạo được bầu không khí thân thiện trong tổ chức.
Không khí, môi trường của tổ chức có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các biện pháp khuyến khích, động viên. Sự khuyến khích, động viên nhiều khi được nâng lên bởi chính không khí của tổ chức; ngược lại, nhiều biện pháp khuyến khích, động viên có thể bị ngay chính môi trường của tổ chức làm mất tác dụng.
Tóm lại hocthue.net đã trình bày sơ lược về quản lý công. Quý vị có thể liên hệ hocthue.net để được tư vấn nếu có nhu cầu làm tiểu luận cao học về quản lý công.